[공통] 킥 오프 회의하기
킥 오프(Kick-Off) 회의란 프로젝트 시작을 알리는 회의로서 상징적인 의미가 있으며 실제 프로젝트에 착수하기 위한 업무의 R&R을 배분하는 자리이기도 합니다. '첫 단추를 잘 끼워야 한다.'는 말처럼 킥 오프 회의가 원활하게 진행해야 프로젝트의 흥행을 만들 수 있습니다. 어떻게 해야 킥-오프 회의를 잘 할 수 있을까요?
킥-오프 회의가 중요한 이유
킥-오프 회의는 프로젝트를 정의(define)하는 첫 회의로 이 회의에서 프로젝트의 개요와 목적이 잘 정의되어야 실행에서 헤매지 않을 수 있습니다. 킥-오프 회의는 프로젝트 실행에 있어서 뿌리의 역할을 하죠. 뿌리가 명확하고 튼튼하게 잡혀야 그로부터 다양한 가지가 나올 수 있겠죠? 킥-오프 회의는 간단하게 "그래서 뭘 하는 건데?"에 대한 명확한 답을 합의하는 자리라고 할 수 있습니다.
I. 회의 전 준비 사항
1. 프로젝트에 대해 스스로 고민하자. 왜, 뭘, 그래서?
회의를 발의하는 사람이라면 사람들을 무턱대고 모아놓고 '그래서 무슨 이야기를 해야 하지?'라고 고민해서는 안 됩니다. 특히 '어떤 일을 누가 해야 하는지를' 정하는 킥-오프 회의에서는 더욱 발의하는 사람이 명확한 뷰(view)를 가지고 있어야지만 논의가 진행될 수 있습니다. 그렇지 않고서는 '그래서 우리가 뭘 해야 하는 거지?' 의 의문에 빠질 수 있고, 또는 '이렇게 하면 되는 것 아닌가?' 하는 실무에서 필요한 아이디어가 범람하게 됩니다. 하지만 프로젝트는 의문과 아이디어의 범람으로 시작해서는 안 됩니다. 프로젝트는 그 프로젝트를 진행하고자 하는 명확한 목적과 목표 그리고 기대효과로 시작해야 합니다. 그렇다면 회의를 발의한 사람과 프로젝트 PM으로써 '내가 프로젝트에 대해 view를 가지고 있는가?'를 스스로 판명하기 위해서 아래의 질문을 던져봅시다.
Q. 이 프로젝트를 왜 하는가?
Q. 이 프로젝트는 뭘 하고자 하는 것인가?
Q. 이 프로젝트를 통해 결국 얻고자 하는 것은 무엇인가?
만약 본 프로젝트에 대한 고민이 팀 전체가 해야 한다면 프로젝트 킥-오프 회의가 아닌 <아이데이션> 또는 <브레인스토밍>회의가 필요합니다. 이 프로젝트를 왜 하는지(목적), 뭘 하고자 하는지(내용), 그리고 결국 얻고자 하는 것(목표)이 무엇인지 정해지지 않았다면 이를 정하기 위한 회의가 필요하고, 이는 다르게 표현해 프로젝트 킥 오프 회의가 필요한 단계가 아닙니다. 프로젝트 개요가 정해지지 않고 무턱대고 킥 오프 회의를 진행하는 것은, 어디로 달릴지 정하지 않았으면서 우선 출발선에 서는 것과 동일합니다. 어디로 어떻게, 왜 달리는지는 알아야 더 잘 달릴 수 있겠죠?
2. 충분한 고민을 했다면 한 장의 프로젝트 개요를 작성하자.
프로젝트의 목적, 내용 그리고 최종적인 목표에 대한 고민을 충분히 했다면 이를 한 장(ppt 또는 워드 등)으로 정리해봅시다. 그리고 <프로젝트 개요>라는 머리말을 달아줍니다.
3. 비워두기 스킬을 잊지 말자.
아무리 킥-오프 회의를 발의했다고 해도, 이 프로젝트에 대해서 다 알고 있다고(또는 알고 있을 것 같아도) 모든 내용을 빈틈없이 다 정해서는 안 됩니다. 왜냐면 프로젝트는 시간과 환경에 영향을 계속 받으며, 이를 꾸려가는 사람들이 결국 어떻게 만들어가는가에 따라 계속 변화할 것이기 때문입니다. 따라서 모든 내용을 다 정해 지시 사항을 전달하는 게 아니라, 글을 작성할 때 문단을 잘 나눠놓고 안에 내용은 비워두듯 비워두기 스킬을 잘 적용해야 합니다. 예를 들어 개요를 작성할 때에도 빈칸의 불렛포인트를 남겨두어 혹여나 내가 생각해내지 못한 프로젝트의 목적, 목표 그리고 내용의 여지를 남겨두는 것이 좋습니다. 어쨌든 백지장도 맞들면 낫다는 것을 믿어보면서 프로젝트를 진행해보자고요.
II. 회의 중 진행해야 할 것들
1. 회의의 첫 시작에 본 회의 아젠다 공유하기
당해 회의를 통해 결정되어야 하는 사항들을 '회의의 아젠다'라고 합시다. 킥-오프 회의 이후에도 수 많은 회의가 필요할 것이고, 수 많은 의사결정 사항들이 필요할 겁니다. 본 회의에서는 목적은 1) 멤버들에게 본 프로젝트의 공식적인 시작을 알림, 2) 프로젝트 수행을 위해 필요한 일(Task) 정하기 3) 프로젝트 수행을 위해 필요한 일을 누가 진행할 것인지(Role & Responsibility) 그리고 4) 프로젝트 수행 일정(Resource Management) 정하기입니다.
※ 킥 오프 회의의 목적 1) 프로젝트의 공식적인 시작을 알림 2) 프로젝트 수행을 위해 필요한 일 정하기 3) 프로젝트 수행을 위해 필요한 일을 누가 진행할 것인지 정하기 (R&R 정하기) 4) 프로젝트 수행 일정 정하기
추가로 요새는 워낙 다양한 업무 툴(tool)이 존재하기 때문에 다양한 집단에서 함께 협업하게 되는 경우 본 프로젝트에 있어서 커뮤니케이션 채널과 툴을 정하는 것도 하나의 아젠다가 될 수 있습니다. (ex. 커뮤니케이션 채널은 텔레그램, 업무 툴은 슬랙 등으로 결정)
2. 회의 내용을 중간중간 갈무리 하자
소위 '사공이 많으면 배가 산으로 간다'는 상황은 사공이 많아서 배가 산으로 가는 것이 아닙니다. 키를 잡고 있어야 할 사공이 키를 잡고 있지 않아서 다른 사공들이 번갈아 가며 키를 잡으려고 하므로 배가 사공으로 가는 것이죠. 따라서 회의 중 발의한 사람은 키를 잡아야 하는 사공이라는 마음으로 회의의 내용을 중간중간 요약 및 갈무리해야 합니다. 그리고 갈무리를 하기 위해서 가장 중요한 것은 회의 내용에 굉장히 집중을 하는 것입니다. 회의에 집중하기 위해서는 웬만한 일이 아니면 메신저나 스마트폰을 이용하지 않으려는 마음가짐마저 중요합니다. 집중할 마음가짐이 준비되었다면 다음으로는 <토픽별로 갈무리>하는 습관을 잘 가져야 합니다. 예컨대 프로젝트의 예산에 대해 이야기를 하다가 일정에 대한 이야기로 갑자기 건너뛰기가 되었을 때(보통 예산과 일정 등 프로젝트의 전반적인 요소들은 다 엮어져 있기 때문에 건너뛰기가 굉장히 빈번할 겁니다) 잠깐 '스톱'을 외치는 용기가 필요합니다. 그리고 반문하면서 정리합시다. "일단 그럼 예산은 이렇게 하자는 거죠?", "예산에 대해서 다양한 의견을 먼저 정리하고 일정을 논의해볼까요?"
3. 회의 내용을 작성하자. 말하느라, 타자 치느라 바쁜가? 녹음을 이용하거나 서기를 기용하자.
회의를 진행할 땐 꼭 회의록을 작성해야 합니다. 왜 꼭 작성해야 할까요? 왜냐면 결국 사람은 기억력에 한계가 있기 때문이죠. 그리고 프로젝트를 진행할 때 의사 결정된 사항들보다 어쩌면 더 중요한 것은 그러한 의사결정들이 진행되었던 '맥락(Context)'입니다. 같은 결론으로 결정된 사항도 그 사항이 결정되었던 맥락이 다르다면, 후속 결정 사항은 다른 방향으로 결정되어야 합니다. 그리고 이러한 맥락은 결정사항에 묻혀 기억이 잘 나지 않기 때문에 꼭 회의록을 작성해야 합니다. 맥락을 담는 회의록을 작성하기 위해서는 회의의 진행 사항을 기록하는 것이 아니라, 결정사항과 그 이유를 일목요연하게 정리하여야 합니다. 혼자서 회의도 발의해야 하고 진행도 해야 한다면 함께 참여한 사람 중 서기 역할을 해줄 사람을 섭외해야 합니다. 그리고 회의록을 작성하는 이유와 노하우 그리고 예시를 보여주며 회의록을 작성하게 합시다.
4. 발언권을 주자. (공평하게? 아니 꼭 그럴 필요는 없다.)
회의를 진행하다 보면 발언권을 모두에게 공평하기 주기가 쉽지 않습니다. 또 회의를 발의한 나 자신도 마음껏 발언할 수 있는 상황이 아닐 수도 있고요. 내가 만약 회의를 주관하는 사람이라면 발언권에 대해서 생각을 해보는 것이 중요합니다. 비단 나이가 어리거나 또는 직함이 낮은 사람에게 더 발언권을 주자는 차원의 이야기거나 모두가 공평하게 기여할 수 있도록 발언권을 '나눠주자'는 이야기는 아닙니다. 다만 적절하게, 대화에서 소외된 사람이 없도록, 그래서 모든 사람이 본인이 이 회의를 통해 본 프로젝트에 충분히 발을 담그고 몸을 적시고 있다고 느낄 수 있도록 발언권을 주어야 합니다. 발언권을 주는 것은 새로운 아이디어를 제공할 기회를 주는 것일뿐더러, 상대적으로 관심이 없어 보이는 (또는 열정이 없어 보이는) 팀원에게 프로젝트에 대한 열정을 불러일으킬 수 있는 동기부여 방법입니다.
III. 회의가 끝나고, 해야 할 일들
1. 회의록을 공유한다.
회의록을 공유하는 이유는 회의를 통해 1) 결정이 된 사안 그리고 2) 변경 또는 변화 된 사안을 공유하고, 이에 대한 확인을 한 번 더 진행하기 위함입니다. 따라서 회의록에서 가장 중요한 점은 회의록의 요약이나 결론이라고 말하기는 부족하고, <회의를 통해 결정된 사항> 그리고 <회의를 통해 변경된 사항>을 요약한 내용이라고 할 수 있습니다.
회의록을 작성하는 이유? 그리고 공유하는 이유: 1) 결정이 된 사안 2) 변경 또는 변화된 사안을 공유하고 이에 대해 확인을 하기 위해
2. 분배한 대로 역할을 수행하고 아젠다가 발생하면 다음 회의를 진행한다.
킥 오프 회의 이후 역할과 일정을 한 번에 관리하기 위해 보통은 간트 차트를 사용하기도 하고, 구글 문서를 공유해 프로젝트 일람을 덧붙이는 방식으로 디벨롭을 진행하기도 합니다. 킥 오프 회의 이후 분배된 역할을 수행하고 진행 과정에서 후속 아젠다가 발생하면 회의를 진행합니다.
3. 다음 회의를 진행할 땐 이전 회의 때 결정된 사항과 현재 진행하고 있는 상황을 함께 언급한다.
다음 회의가 진행된 경우 이전 회의 때 결정된 사항 및 그리고 현재 진행 상황을 간략하게 한 장으로 정리해 공유하는 작업이 필요합니다. 회의 중간중간 토픽별로 갈무리를 해왔듯, 회의 마다 갈무리를 하는 습관을 잘 둔다면 프로젝트 진행에 있어서 구멍이 생길 경우를 최대한 배제할 수 있고, 프로젝트가 잘못 진행되었을 때 바로 잡을 수 있는 지점을 빨리 파악할 수 있기 때문입니다.
킥-오프 회의를 평가하는 방법?
그렇다면 이렇게 진행한 킥-오프 회의가 과연 잘 된 회의인지, 아닌지 어떻게 판단할 수 있을까요? 아래의 구체적인 상황을 대입해본다면 킥-오프 회의의 성패 여부를 조금은 가늠해볼 수 있지 않을까요?
잘 된 킥-오프 회의는 지도 역할을 한다.
상위 기획과 다르게 실무단으로 업무가 진행되면 A와 B를 선택해야 하거나, Yes or No를 결정해야 하는 일들 또는 다지선다 선택에 갈림길에 서기도 합니다. 그럴 때 킥-오프 회의 때 잡았던 개요가 길잡이 역할을 해준다면, 그 킥 오프 회의는 잘 된 회의라고 할 수 있습니다.
못 된 킥-오프 회의는 잊혀지거나, 불확신의 나락으로 빠지게 한다.
못 된 킥-오프 회의는 반면 선택의 갈림길에 섰을 때 그 존재감을 아예 상실하거나 아니면 '그때 그래서 뭐라고 했지?,' '그 얘기가 왜 나왔지?'의 불확신에 나락에 빠지게 합니다. 지금 그 상황이라고요? 그럼 지금 당장 기념품 발주를 넣는 것보다는, 다시금 프로젝트의 목적과 목표 그리고 내용을 확실히 다지는 킥-오프 회의가 필요합니다. 왜냐면 불확신에 빠진 당신은 결코 프로젝트를 킥-오프 한 적이 없기 때문이죠.
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