[커뮤니티 기획] 글로벌 커뮤니티 (GSMF) 운영 사례
본 매뉴얼은 지난 5년간 직접 운영하였던 글로벌유학생멘토링포럼(GSMF)에서 효율적 운영과 다음 기수 운영진들의 교육을 위해 작성한 것을 발췌한 것이다. 커뮤니티 기획에서 특히 글로벌 커뮤니티와 매달 포럼 형식의 행사를 운영하는데 참조할 수 있을 것이다.
글로벌유학생멘토링포럼(GSMF)란 무엇인가? 글로벌유학생멘토링포럼은 에쓰-오일 과학문화재단(이사장 오 명)의 후원으로 (재)한국기술경영연구원이 수행하는 “EncoreKorea Initiative” 사업의 일환으로, 학계 및 기업과 과학자들이 연계하여 국재 거주 유학생들에게 국내 정착 및 향후 개발 협력을 모색하는 프로그램입니다. 글 로벌유학생멘토링포럼(Global Students Mentoring Forum)은 에쓰오일과학문화재단의 후원으로 국내 거주하는 개발도상국 및 다양한 선진 국가의 유학생들의 국내 정착과 향후 개발 협력을 도모하는 모임으로, 성균관대학교 소프트웨어학과 정태명교수님의 지도아래 운영되는 모임입니다. GSMF는 기업탐방과 저녁식사, 그리고 다양한 나라의 문화를 소개하는 정기포럼을 학기 중 매달 진행하며, 방학 중에는 특별활동으로 하계 여름캠프 및 농촌봉사활동, 동계 스키캠프를 진행합니다. 그 외에도 다양한 기업과 연계된 마케팅 활동을 진행하며, 모든 활동은 참여학생들의 자원봉사로 진행됩니다.
정기포럼 진행하기
정기포럼은 GSMF가 운영하는 가장 기초적인 활동으로, 학기 중 매 달 오후 5시부터 등록을 시작하여 기업 및 기관 탐방과 더불어 저녁식사, 저녁식사 후 다양한 문화 소개 및 기업 소개를 하는 포럼으로 구성되어 있습니다. 정기포럼을 개최하기 전 2주부터 공지를 GSMF 데이터베이스에 입력된 명단의 학생들에게 e-메일로 보내고, 이후 접수를 ‘Google form’ 으로 받아 명찰을 제작하여 포럼 준비를 시작합니다. 아래의 내용에서 GSMF 정기포럼 준비절차 및 체크리스트를 확인할 수 있습니다.
사전 준비 | 정기포럼 진행 단계1: 접수 및 명단 제작 정기포럼 진행 단계 2: 사전답사 정기포럼 진행 단계 3: 업무분장과 시나리오, 현장 PPT 제작 |
현장 진행 | 정기포럼 진행 단계 4: 현장 안내 및 등록대 오픈 |
1단계: 접수 및 명단 제작
정기포럼의 1단계는 접수입니다. 접수는 (1) 구글 폼 제작, (2) 공지 E-mail 작성 및 발송 (3) 명단 구성 및 명찰 제작의 순서로 진행됩니다.
(1) 구글 폼 제작
구글폼은 아이디: XXXXXXXXXX@gmail.com 비밀번호:XXXXX의 계정으로 접속하여 Drive-Create Form을 사용하시면 됩니다. 구글폼의 요소는 Head에 정기포럼 안내 사항을 입력(한/영)하신 뒤, 이름(Text) / 국적(Multiple Choice)/ 학교(Multiple Choice) / 이메일(Text)/ 연락처(Text)로 구성하시면 됩니다. 기존에 사용한 모든 폼은 해당 계정에 저장되어 있으므로 이를 참조하시면 됩니다. 중복접수 불가 항목에 체크를 하세요. 나라 및 학교를 객관식으로 입력한 이후 Other(기타) 항목을 추가해 해당 국가 및 학교가 제시되어 있지 않은 경우 학생들이 스스로 입력할 수 있게 구성하세요.
(2) 공지 이메일 작성 및 발송
(2)- 1 공지 이메일 작성
정기포럼은 ‘정기포럼 신청 공지’를 e-메일로 발송하는 것으로부터 시작합니다. 일시와 장소가 섭외된 이후 e-메일을 전송하는데, e-메일 내용의 구성은 다음과 같이 구성합니다. 기타 내용 및 특이사항 안내, 설명 등을 추가합니다. 작성한 이메일은 검토 및 승인을 받아 발송합니다.
제목: [제○○차 GSMF글로벌유학생멘토링포럼]개최 안내
내용:
안녕하세요. 글로벌유학생멘토링포럼 운영 사무국입니다. (소개) ★★에서 개최된 지난 제○○차 GSMF 정기포럼은 많은 유학생들이 모인 가운데 성황리에 개최되었습니다. (지난 포럼 언급) 금번 [제○○차 GSMF 글로벌유학생멘토링포럼]은 ♡♡에서 개최되며, 자세한 사항은 아래를 참조하여 주시기 바랍니다. (금번 포럼 안내)
=========다 음 ========= 1. 일시: ○○○○년 ○○월 ○○일 (요일) 오후 ○○시 ~ 오후 ○○시 2. 장소: ○○○○○○ 3. 교통편:
지하철:
버스
신청 방법
구글 폼 주소
기타 유의사항 등
아래에 영어로 동일하게 작성
(2)- 2. 공지 이메일 발송 + 페이스북에 공지 게재
공지 이메일을 발송할 때 꼭 점검해야 할 사항은 받는 사람에 XXXX@gmail.com로 설정하고, 모든 학생들의 이메일은 숨은 참조로 보내야 한다는 것입니다. 학생들의 개인정보를 소중히 다루기 위해 다음과 조치를 진행하는 것이니 꼭 사전에 이를 숙지하시고 이메일 발송에서 여러 번 점검 하시길 바랍니다.
또한 G메일 계정 같은 경우 1회 최대 200여명에게 메일을 보낼 수 있으며, 다량의 메일을 한꺼번에 보낸 경우 스팸으로 간주되어 몇 일간의 사용이 금지될 수 있습니다. 이를 숙지하시고 메일을 보낼 때 합리적으로 나누어 보내시면 됩니다.
공지 이메일을 발송하기 전 확인 및 승인을 받으세요.
공지 이메일은 꼭 숨은참조로 발송하세요.
G메일의 스팸 계정 규정을 숙지하며 발송하세요.
해당 이메일 내용은 페이스북에 동일하게 게재해야 합니다. (이때 홍보 브로슈어를 제작하면 도움이 됩니다 )
(3) 명단 구성 및 명찰 제작
(3)-1명단 구성
신청 기간으로부터 약 1주일이 지난 시점으로 Form을 닫고, Form을 Excel로 다운받아 명단을 구성합니다. 구성한 Excel을 가로로 인쇄해 추후 명찰제작 점검을 위해 사용하세요.
(3)-2 명찰제작
명찰 제작은 명단을 구성한 이후 명찰 제작 엑셀 파일을 이용해 제작하면 됩니다. 명찰은 크게 세 가지로, 멘토, 스태프, 그리고 일반 참여자로 구성되어 있습니다. 아래의 그림을 참조하세요. ** 참석하는 VIP 명단을 조사하여 성함, 직함, 소속을 오류 없이 제작하도록 합니다.
멘토명찰: GSMF 정기포럼 멘토 명찰(기본컬러: 연두색) 멘토, 성함 + 직함, 소속 표기
스탭명찰: GSMF 정기포럼 스탭 명찰(기본컬러: 핑크+주황)
스탭(대문자), 이름, 소속 표기
일반 참가자 명찰: GSMF 정기포럼 일반 참가자 명찰(기본컬러: 파랑)
국적, 이름, 소속 표기
(3)-3 제작된 명찰 검수
제작한 명찰과 명단을 비교하여 이름/국적/학교 일치 및 철자 검수를 진행해야 합니다. 수정사항이 생기면 명찰 제작을 추가적으로 진행해야 합니다. ** 만약을 대비해 빈 화면의 명찰을 여러 장 인쇄하여 갑니다.
2단계: 사전답사
정기포럼의 2단계는 사전답사입니다. 필요한 경우 GSMF정기포럼 개최를 위해 사전답사를 진행합니다. 사전답사에서 미리 점검해야 하는 사항은 다음과 같습니다.
가장 가까운 지하철 역과 개최장소까지의 거리 및 교통 수단
개최하는 건물 입구에서 개최하는 강당까지의 거리 – 입식 배너 설치 가능 여부
개최하는 건물의 식당까지의 동선
식당의 메뉴 확인(할랄 되지 않은 닭, 오리 및 돼지 금지, 채식주의자들을 위해 소고기 및 참치 금지) / 가장 추천하는 메뉴는 생선까스 혹 카레종류(고기 없는).
강당 무대 위 현수막 길이, 마이크 개수, 포디엄, PPT 출력 위한 프로젝터 및 노트북 구비여부, 필요한 경우 이동가능한 의자 구비 여부
강당 앞 등록대 설치 가능 여부 + 입식 배너 설치 가능 여부
단체 촬영을 위한 카메라 설치 가능 위치 확인
위의 사항을 잘 점검하신 이후, 현장 담당자 연락처를 받아 필요한 경우 컨택할 수 있도록 조치합니다.
3단계: 업무분장과 시나리오, 현장 PPT 제작
다음으로, 정기포럼을 운영하기 위해 업무 분장과 시나리오를 제작해야 합니다. 업무분장을 구성하기 위해 우선 “GSMF 정기포럼 프로그램”을 구성 완료해야 합니다. 기업투어+저녁식사+나라소개+기관 및 기업소개로 기본 구성을 하되 자유롭게 수정 가능하며, 최대 저녁 8시 30분까지 진행되도록 구성합니다. 이를 구성한 이후 업무분장과 시나리오를 제작하는 것이 좋습니다.
3.(1) 업무분장 GSMF에서 통상 필요한 업무들은 다음과 같습니다.
아나운서: 2명 (한국어 및 영어 가능자로 구성)
마이크 및 기자재 담당 1명
Time Checker 1명
등록대 담당 4명
기념품 포장 및 배부 4명(등록대와 중복으로 구성)
기업투어 통역 가이드 4명(각 팀으로 구성)
사진촬영 1명
효과적인 업무분장 구성을 위해 사전 오리엔테이션을 진행해, 명찰을 함께 제작하고 업무를 분담해 이를 숙지시키는 것이 중요합니다. 업무분장을 구성한 이후 스탭을 위한 매뉴얼을 구성하면 현상에서 당황하지 않고 보다 매끄럽게 일을 진행할 수 있습니다. 스태프 매뉴얼은 시간별 업무 분장과 장소를 함께 기입하려 작성하면 좋습니다.
3.(2) 시나리오 제작
아나운서 GSMF 멤버들로 하여금 혹은 그들을 위해 타인이 시나리오를 제작하여야 합니다. 시나리오는 인쇄해 인덱스 카드에 붙여 큐 시트로 활용할 수 있게 하고, 전체 시나리오는 운영 대표1부, 마이크 및 기자재 담당 1부가 나눠가지며, 프로그램 진행 시나리오는 아나운서에게, (각 1부씩 총 2부) 발표 시나리오는 해당 내용 발표자에게 전달합니다.
3.(3) 현장PPT제작
다음으로는 만들어진 프로그램+시나리오와 함께 현장에서 함께 사용된 PPT를 제작합니다. 이미 만들어진 PPT를 수정하여 사용하면 됩니다(잔디에 업로드 되어 있음).
나라 및 문화 소개를 GSMF 멤버 중 한 명이 진행하는 경우 미리 PPT파일을 받아 이를 행사 PPT내에 삽입해야 하며, 기업과 기관 소개를 PPT로 진행하는 경우 동일하게 PPT를 미리 송부 받아 전체 PPT에 첨부하도록 합니다.
이상으로 사전에 준비되어야 하는 사전에 진행되어야 하는 내용입니다. 기타 기념품 선정을 위한 업무가 진행될 수 있습니다.
4단계: 현장 안내 및 등록대 오픈
현장에 도착하여 가장 먼저 진행해야 할 것은 현장안내와 등록대 오픈입니다.
(1) 현장안내 현장 안내를 위해 체크 및 진행되어야 하는 사항들은 다음과 같습니다.
현수막 설치(무대 위)
조명 및 PPT, 마이크 세팅 완료
입식 배너 설치
동선 체크 및 동선 안내를 위한 인력 배치(필요시)
아나운서에게 큐시트 전달 및 리허설 진행
발표자 및 VIP 좌석 확인(무대 왼편 맨 앞 2줄로)
(2) 등록대 오픈
명찰을 학교별 가나다 순으로 정렬하고 명단을 체크하여 도착하는 학생들에게 명단을 교부하고 자리를 안내합니다.
명찰은 행사 폐회 후 다시 회수해야 합니다.
등록대 오픈 시점에 강당 안에서는 포럼 일정표를 PPT로 띄워 학생들이 자유롭게 해당 내용을 안내 받을 수 있도록 합니다.
등록대 담당 인원들은 가장 먼저 학생들이 만나는 스탭이므로 늘 친절하고 학생들을 도와줄 준비가 되어있다는 자세를 잃지 마시기 바랍니다.
5단계: 기업•기관투어 및 식사
보통 등록대를 오픈한 이후 짧은 오픈 멘트와 함께 기업 혹은 기관 투어를 진행합니다. 기업 및 기관 투어를 진행할 때에는 해당 기업 및 기관의 소속 직원들과 함께 진행하며, 설명 및 해석을 통역해줄 수 있는 인력이 필요합니다. 보통 통역 인력을 4명으로 구성하여 각 팀을 대표하도록 만들고, 각 팀은 도착한 시간에 맞춰 순차적으로 구성합니다. 한 팀 당 25명으로 함께 투어를 진행하고, 구성된 팀은 그대로 식사를 함께 진행하게 됩니다.식사에 관해 사전에 메뉴 점검을 했으므로 특별한 사항이 발생하지 않을 것입니다. 식사 후 강당으로 다시 모일 것을 공지하여야 합니다.
6단계: GSMF포럼 프로그램 진행
사전에 정해진 시간에 맞춰 포럼을 진행합니다. 보통 포럼은 다음과 같은 순서로 진행되며, 보통 7시 전후로 시작합니다.
○○○ 교수님의 환영 인사 + 참석 멘토 소개 (10분 내외)
기업/기관 소개 (20분 내외)
나라소개 (25분 내외)
GSMF운영위원회 발표 + 다음 일정 안내 (10분내외)
단체사진 촬영
폐회
정기포럼 실제 진행 때는 (1) 아나운서들의 진행, (2) 마이크 및 PPT 기자재 보조 (3) 사진 촬영이 원활히 진행되어야 합니다. 원활한 진행을 위해서는 물론 사전 연습이 잘 되어 있으면 좋습니다.
환영인사 및 멘토 소개 때 예상치 않았던 멘토 인사가 진행될 수 있습니다. 기업 및 기관 소개 때 질의응답을 수도 있습니다. 나라소개 할 경우 전통 춤을 직접 시연할 수 있으므로 이에 대한 준비가 필요합니다. 나라소개를 할 때부터 강당 밖에서는 기념품을 포장하는 인력을 배치해 기념품을 포장하도록 안내하세요. GSMF 운영위원회 발표는 특별한 행사가 있을 때 진행하며, 그렇지 않을 경우 다음 일정 안내로 간략하게 구성합니다. 단체사진 촬영 때는 다양한 포즈로 여러 번 사진을 찍도록 안내하세요.
7단계: 프로그램 폐회 및 뒷정리
모든 GSMF 프로그램이 마무리되고 폐회를 한 이후에는 뒷정리를 진행합니다. 명찰을 회수하고 기념품을 건네 주면 됩니다. 이후 X배너(입식배너) 및 준비한 모든 물품을 차에 싣고, 뒷정리를 진행합니다. 스태프들끼리 단체사진 촬영을 진행하세요. 촬영담당자는 사진파일을 압축해 ○○○@gmail.com 과 진행한 기업의 담당자, 에쓰오일에 전송하도록 합니다. (3일 이내) ** 수고하셨습니다. 또 한 회의 GSMF정기포럼을 진행하셨습니다.
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