[행사기획] 행사기획의 기본
행사 기획
이번 매뉴얼은 행사 준비부터 마무리까지 세 단계로 구성하여 꼭 필요한 내용을 중심으로 담았으며, 조직에서 갑작스런 행사 기획을 맡았거나 처음 행사 기획을 담당하여 기본 업무부터 배워야 하는 사회 초년생 대상으로 작성하였습니다. 해당 매뉴얼은 시간 순으로 작성하였으나 행사 특성, 프로그램 내용, 기획자의 필요에 따라 달라질 수 있으므로 주제별로 참고 부탁드립니다.
들어가기 전에
행사 형태는 여러 가지가 있다. 축제, 교육-강연, Workshop 등-, 토론회, 공연 등 어떤 목적으로 기획하고 실행하는지에 따라 형태는 달라질 수 있다. 다만 형태와 무관하게 행사 기획자로서 꼭 해야 할 업무가 있다. 프로그램 기획, 섭외/모집, 홍보/디자인, 현장 운영, 정산/콘텐츠 발행이다. 프로그램 기획부터 홍보/디자인까지 행사준비 단계라면, 현장 운영은 행사진행 단계, 정산/콘텐츠 발행은 행사 마무리 단계에 해당한다.
1. 준비하기(Plan, Progress, Public Relation)
1) 행사 기획(Plan)
l 기획 배경과 기획 의도
기획에서 가장 중요한 건, 문제의식과 전하고 싶은 메시지다. 문제의식은 행사를 기획하기로 한 배경이며 Why에 해당한다. 왜 이 행사를 기획하고 싶었는지, 왜 이 행사를 기획하게 되었는지 기획 배경을 짧게나마 글로 정리하는 게 좋다. 만약 글쓰기가 자신 없다면 생각나는 단어(Keyword) 중심으로 나열해도 좋다. 기획의 배경이 정리되었다면, 이 행사에서 전하고 싶은 메시지는 무엇인지 고민해야 한다. 문제의식이 기획 배경이라면, 메시지는 당신의 기획 의도이다. 기획 의도는 짧고 적을수록 명확하며 실현 가능하다. 그렇지 않으면 두 마리 토끼를 잡으려다 모두 놓칠 위험이 있다.
좀 더 쉬운 이해를 위해 예시로 한 기획자가 ‘재미있는’ 행사이면서 ‘교육적’이길 의도하고 강연을 준비한다고 가정해보자. 그는 재미있으면서도 교육적인 내용으로 진행할 수 있는 연사를 찾아야 한다. 만약 섭외했다고 하더라도 강사 본인은 비중을 어디에 더 많이 두어야 할지 고민하게 된다. 재미있는 내용은 아니지만 교육 내용에 무게를 두어야 할지, 교육 내용을 의도한 만큼 전달하지 못해도 참여자의 재미에 무게를 두어야 할지 말이다. 그러므로 강연은 ‘재미’와 ‘교육 내용’이라는 두 마리 토끼 사이에서 무게를 재다 끝이 나고, 참여자는 ‘재미 없는 와중에 어떤 내용인지도 모르겠는’ 행사로 오늘을 기억할 것이다. 이 예시는 글쓴이가 실제로 경험했던 쓰라린 기억 중 하나다. 기획 의도가 명확하지 않아 강사, 참여자 모두 혼란스러웠던 행사로 끝이 났고, 글쓴이는 울며 그 날을 회고했다.
요약하자면, 기획에서 가장 먼저 해야할 업무는 기획 배경(문제의식)과 기획 의도(메시지)를 정리하는 일이다. 설령 조직에서 시켜 어쩔 수 없이 진행하게 되었다고 하더라도 당신은 이 행사에서 어떤 메시지를 전하고 싶은지 정리해야 한다. 행사 기획이 배를 운영하는 거라면 이번 작업은 배를 운영하기 전 깃발의 방향을 설정하는 일이다. 준비하는 과정에서, 진행하는 과정에서 길을 잃지 않고 가려면 방향(깃발)부터 설정해야 한다.
l 콘셉트(Concept)와 업무 툴(Tool)
기획 배경과 기획 의도를 정리했다면 이제는 효과적으로 메시지를 전달하기 위해 어떤 콘셉트(Concept)와 목표로 행사를 진행할지, 예상되는 결과물은 무엇인지를 생각해야 한다. 목표를 설정한 뒤에 콘셉트를 고민할 수도 있고 콘셉트를 설정한 뒤에 목표를 정리할 수도 있다. 이 또한 쉽게 이해할 수 있도록 예시로 가정하여 얘기해보겠다. 1년 간 사업 결과를 공유하는 게 행사의 목표라고 한다면, 형태는 축제나 발표회 등이 가능하다. 이후 구체적으로 대상, 규모, 분위기 등 행사의 큰 얼개를 짜야 한다. 예를 들면 같은 축제라도 다수 시민과 함께 공유하고 싶다면 어떤 장소에서, 어떤 규모와 분위기로 행사를 진행할지 고민해야 한다. 요약하면 콘셉트는 목표를 잘 실행하기 위한 행사의 큰 얼개(규모, 대상, 장소, 분위기 등)을 말하며 같은 축제라도 어떤 콘셉트를 갖고 있느냐에 따라 달라진다. 콘셉트는 행사를 꾸며주는 일종의 페르소나다. 이 때는 기획자의 상상력, 아이디어가 필요하므로 가능하다면 많은 레퍼런스(Reference)를 참조하고 떠오른 내용을 메모하는 습관이 있으면 좋다. 레퍼런스는 버스나 지하철 안에서 핸드폰을 하다가 발견할 수도 있고, 사무실에서 열심히 검색하다가 발견할 수도 있다. 다만 글쓴이의 경험을 토대로 편견을 이야기하자면, 전자의 경우가 더 많았다. 레퍼런스를 찾겠다고 맘 먹고 검색하는 것보다 지나가는 풍경이나 일상적인 일에서 의도치 않게 발견한다. 이런 상황을 대비하여 바로 기록할 수 있는 업무 툴(Tool)이 있으면 좋다.
에버노트(Evernote), 드롭박스 페이퍼(Dropbox paper), MS원노트(One note), 구글 문서(Google word) 등 여러 가지가 있지만 가장 기본적인 업무 툴은 구글 문서를 추천한다. 이후에 다른 구글 기능과 연동할 수 있고 아이디만 있으면 폰이나 아이패드로 쉽게 연동할 수 있기 때문이다. 만약 크롬(Chrome)으로 레퍼런스를 검색할 때 웹 페이지를 문서로 보관하고 싶다면 에버노트 클리퍼(Evernote Clipper) 기능을 추천한다.
l 기획서 작성
기획 배경, 기획 의도, 콘셉트를 정했다면 다음의 양식을 참고하여 기획서를 작성하면서 내용에 살을 붙이는 것이 좋다. 이후에 행사를 준비하며 가장 자주 참고할 문서이기 때문이다.
[그림1] 기획서 예시 - 워뉴월 설명회를 가정하여 작성하였다.
l 세부프로그램 구성
기획서 작성까지 끝났다면 이제는 설명회에서 진행할 프로그램을 구성해야 한다. 이전까지 얼굴을 그리는 일이었다면, 지금부터는 이목구비를 그리는 일이다. 같은 설명회라도 발표를 중심으로 진행할지, 전시를 중심으로 진행할지, 발표와 전시를 적절히 섞어 진행할 지에 따라 그림이 달라질 수 있다. [그림1]을 보며 짐작한 사람도 있겠지만, 기획서를 작성하며 구성하고 싶은 프로그램의 단서를 넣었다. ‘워뉴월’은 온라인, 다시 말하면 웹이기 때문에 참여자에게 발표하는 것보다 직접 이용해보도록 프로그램을 구성하는 게 효과적이다. 이를 테면 키호스크나 노트북 등 기기를 설치하여 사람들이 직접 사용해보고 좋은 점이나 불편한 점을 공유할 수 있는 자리로 마련하는 방식이다. 다만 이 방식은 대규모와 맞지 않을 수 있다. 그렇다면 1부는 발표회 형식으로 다수의 참여자에게 해당 상품을 소개하고, 쉬는 시간을 보낸 다음에 2부는 전시회 형식으로 진행하는 방법도 가능하다.
세부 프로그램 구성에 어려움을 느낀다면 마음을 가볍게 먹고 레퍼런스 검색하는 걸 추천한다. 비슷한 행사지만 다른 곳은 어떻게 프로그램을 구성했는지 참조하면 본인은 어떻게 구성할지 힌트를 얻을 수 있다. 또한 목표나 행사 규모를 고려하여 세부 프로그램을 구성하는 게 좋다. 만약 워뉴월 설명회처럼 상품을 소개하는 게 목표라면 프로그램 구성이 조금 일방적이어도 괜찮다. 다시 말하면 강연처럼 한 사람이 청중 다수에게 말하는 형태도 가능하다는 이야기다. 하지만 토론회나 축제처럼 일반 시민도 적극적으로 참여하는 게 목표라면 프로그램은 쌍방향으로 구성해야 한다. 이를 테면 작지만 스티커 투표나 게임처럼 청중 다수도 참여할 수 있는 형태이거나 테이블 토론회처럼 말하는 사람과 듣는 사람이 여러 명인 형태를 고민해볼 수 있다. 그러므로 행사 규모도 중요하게 작용한다. 축제처럼 다수가 참여할 수 있으나 테이블 토론회처럼 소규모 행사로 설정해야 하는 경우도 발생한다. 이외에도 세부 프로그램을 구성할 때 기획 의도나 목표보다 더 많은 내용을 담고 있는 건 아닌지 확인해볼 필요가 있다. 규모와 상관없이 프로그램 형태나 운영 방식은 단순한 것이 진행자나 참여자 입장에서 좋다. 오히려 복잡할수록 현장에서 예상치 못한 변수가 발생할 수 있기 때문이다.
이런 점을 모두 고려하여 세부 프로그램을 구성하다보면 자주는 아니지만, 처음 작성했던 기획서를 수정해야 하는 상황이 오기도 한다. 이럴 땐 당황하지 않고 기획서를 수정하면 된다. 규모, 행사 형태, 대상 등은 세부프로그램 구성에 따라 준비 단계에서는 얼마든 바뀔 수 있다. 가장 중요한 건 당신의 기획 의도와 목표를 가장 잘 실행할 수 있는 방법을 고민하는 일이다. 세부 프로그램 구성까지 모두 끝났다면 아래 그림처럼 기획서에 내용을 살포시 얹고 이제는 실무에 뛰어들 차례다.
[그림2] 세부 프로그램(안) 예시
2) 단계별 실무(Progress)
단계별로 부제를 소개했지만 필요에 따라 생략하거나 순서를 바꿔도 무관하다.
l 협업 툴(Tool)
이번 행사에 함께 일하는 팀원이 있거나 계속 주기적으로 연락해야 하는 협력사가 있다면 효율적으로 논의하고 업무를 분담할 수 있는 협업 툴(Tool)이 필요하다. 장소 대관, 예산안 승인, 섭외, 홍보, 디자인 등 단계별 실무를 진행하기 이전에 함께 사용할 툴을 미리 협의하는 것도 좋다.
공식적으로 업무 내용을 주고 받는 경우 이메일 사용을 추천한다. 일반적으로 사용하는 주소는 지메일(Gmail)이다. 일전에 1) 행사기획에서 메모용 툴(Tool)을 이야기할 때 구글 문서(Google word)를 기본으로 추천하였다. 비슷한 맥락으로 구글 이메일을 기본으로 추천한다. 상대방에게 메일을 보낼 때 구글 문서 주소를 공유하여 동시에 여러 명이 문서를 작성하거나 수정하는 것도 가능하기 때문이다. 자세한 사용법이 궁금하다면 아래 주소로 확인해볼 수 있다.
https://support.google.com/docs/topic/9046002?hl=ko&ref_topic=1382883
[웹 주소1] 구글 문서 도움말
여러 명이 실시간으로 협업해야 한다면 기본적으로 메신저 기능이 포함된 슬랙(Slack), 잔디(Jandi), 플로우(Flow)를 추천한다. 모두 핸드폰과 노트북으로 사용 가능한 협업 툴로 쉽게 사용할 수 있다. 이 추천은 글쓴이의 관점이 매우 편파적으로 들어간 경우이며 이외에도 협업 툴은 다양하므로 검색하여 찾아보는 것이 좋다. 다만 어떤 협업 툴이든 함께 행사를 준비하고 진행하는 팀원들이 있다면 업무 메신저 기능이 포함된 툴을 추천한다. 행사를 준비하고 진행할 때 발생하는 돌발 변수를 사전에 방지할 수 있고, 예방하지 못해도 현장에서 온라인으로 논의하여 해결할 수 있기 때문이다.
l 세부 예산안 작성
행사를 진행하려면 돈이 매우 중요하다. 가용 예산이 많으면 필요한 물품을 구입할 수 있고, 참여자에게 맛있는 다과나 식사를 대접할 수 있고, 넓은 공간과 좋은 시설을 이용할 수 있고, 멋진 굿즈를 제작하여 배포하는 등 선택 가능한 옵션이 늘어나기 때문이다. 하지만 한정된 예산 안에서 어떻게 하면 효율적으로 사용할지 계획하는 일도 행사 기획자로서 필요한 능력이다. 오히려 적은 예산에도 기획력을 발휘하여 훌륭하게 행사를 마무리할 수 있다.
예산안은 크게 외주용역비, 다과 또는 식사비, 물품구매비, 장소 대관비 등으로 나뉜다. –인건비는 별도로 지급받는다는 전제가 깔려 있다. 담당자 인건비를 예산안에서 마련해야 한다면 외주용역비와 구분하여 인건비를 신설해야 한다- 외주용역비는 일반적으로 발제, 강연, 사회 진행 등 외부 인사를 섭외하고 대금을 지급하는 항목이다. 특정 조직에서 속하지 않은 사람을 섭외한다면 사전에 소득세, 주민세 등 원천징수를 안내하고 양해를 구하는 것이 좋다. 서로 협의하여 원천징수 하지 않고 지급하는 것도 가능하다. 다만 대금을 지급받은 사람이 별도로 꼭 소득 신고를 해야 한다. 금액은 시간, 경력, 내용 등 다양한 조건에 따라 천차만별이므로 필요하다면 공공기관이나 다른 조직의 지급 기준을 참고한다. 다과 또는 식사비는 점심이나 저녁을 위해 케이터링을 준비하거나 쿠키, 음료 정도로 간단하게 준비할 때 사용하는 항목이다. 물품구매비는 행사에 필요한 물품이나 시설을 렌탈할 때 사용하는 항목이다. 예를 들어 대관한 장소에 의자나 테이블은 있지만 테이블 보가 없다면 물품구매비로 구입 가능하다. 야외에서 행사를 진행하여 천막이 필요하거나 행사 부스를 설치해야 한다면 물품구매비 대신 물품렌탈비 또는 설치비 등으로 항목을 수정하여 사용할 수 있다. 물품구매비가 100만원 이상이라면 비교견적서를 받아 더 저렴한 쪽으로 이용하기를 추천한다. 아울러 큰 금액을 이체할 때는 미리 전자세금계산서 발급을 요청하는 게 좋다.
예산안 양식은 아래 그림처럼 수입/지출, 세부 항목, 산출 근거 등으로 나누어 작성할 수 있다. 효율적으로 예산을 관리하고 행사가 끝난 뒤 쉽게 결산하려면 MS excel을 활용하는 게 가장 좋다. 만약 이 프로그램이 없다면 대체품으로 구글 스프레드시트(Spread sheets)를 추천한다. 구글 스프레드시트 또한 MS excel처럼 기본 기능은 모두 사용할 수 있다. 또한 온라인으로 실시간 예산안을 확인하거나 팀원과 공유하고 싶을 때는 MS excel보다 더 유용하다.
[그림3] 예산(안) 예시-지출 항목만 기재하였다. 수입 항목을 추가하고 싶다면 구분 옆에 시트를 하나 더 추가하여 수입과 지출을 구분한다.
후원금, 입장료, 기념품 판매 등으로 수입이 예상되는 경우 수입과 지출을 별도로 구분하여 작성해야 헷갈리지 않는다. 수입 또한 지출과 같이 산출 근거를 작성해 대략적으로 얼마큼 들어올지 예상해보고 결산과 비교하여 다른 점을 확인하는 게 좋다. 이후에 다른 행사를 기획하고 진행할 때 참고 자료가 되며 특히 입장료, 기념품 판매 등은 미리 가격을 책정할 수 있는 기준이 된다. 이외에 계산식이나 다른 예산안 양식이 궁금하다면 인터넷 검색을 추천한다.
l 장소 대관
무엇보다 장소 대관을 우선시 한 이유는 행사까지 남은 일정에 따라 장소 대관이 수월할 수도, 어려울 수도 있기 때문이다. 장소를 대관할 때 가장 우선할 기준은 가용 예산과 접근성이다. 사용 가능한 예산이 명확하지 않은데 일정이 빠듯하여 우선 장소만 급히 대관해야 하는 경우도 있다. 그 때는 장소 관리자에게 솔직하게 예산안 승인이 늦어질 수 있음을 말하고 양해를 구하여 가예약 하는 방법도 있다. 접근성 또한 중요한데 가능하면 역과 가까운 곳을 대관하고 어렵다면 이동수단이 많은 곳을 중심으로 찾아보는 게 좋다. 아무리 프로그램이 좋아도 오는 길이 멀고 불편하면 참여자의 만족도가 떨어지거나 신청하고 참여하지 않는 경우가 발생할 수 있기 때문이다.
장소는 행사 특성에 따라 천차만별이나 주로 공공기관이나 기업을 중심으로 대관하는 경우가 있다. 3~40인 규모로 진행하는 행사라면 스페이스 노아, 무중력 지대, 서울Npo지원센터 등 사회 혁신의 일환으로 마련된 공간을 추천하고 100인 규모로 진행하는 행사라면 헤이그라운드(Heyground), 구글캠퍼스(Google campus), 네이버D2 등 기업 중심으로 마련한 공간을 추천한다. 만약 10인 미만 작은 규모로 대관하고 싶다면 스페이스 클라우드(Space cloud)에서 검색하는 것도 하나의 방법이다.
장소를 대관할 때 이용 규정을 꼼꼼하게 보는 습관도 필요하다. 행사 성격에 따라 다과나 식사 케이터링이 필요한데 장소 내 음식 반입이 어렵거나 별도의 비용을 추가로 내야하는 경우가 있기 때문이다. -한 번은 카페 전체를 대관할 때 카페에 있는 다과와 음료로만 케이터링이 가능하다는 답변을 받기도 했다- 이외에도 시설, 기기 사용 등 여러 면에서 이용 규정을 제대로 읽지 않고 장소를 빌렸다가 행사를 준비할 때 큰 낭패를 겪는 일도 종종 나타난다. 그러므로 이용 규정은 반드시 확인하고, 궁금한 점은 사전에 꼭 장소 관리자에게 물어보자.
l 해야 할 일(To do list) 관리
준비 기간은 최소 3주~4주를 계산하여 내용별로 해야할 일(To do list)을 작성한다. 특히 지금부터는 동시다발로 변수가 발생하거나 시간에 쫓겨 사소하지만 필요한 일을 놓쳐 나중에 문제가 되기도 한다. 그러므로 해야할 일(To do list)과 더불어 마감일을 정하고, 진행 여부를 표시하면 놓치거나 헷갈리지 않고 일을 진행할 수 있다. 기획자의 선호에 따라 아래 그림처럼 구글 스프레드시트를 활용해도 되고 구글 킵(Keep), 에버노트(Evernote), 트렐로(Trello), 플랜비(PlanBe) 등 다른 App을 찾아 이용하면 된다. 어떤 기능이 더 좋다는 이야기보다 본인에게 쉽고 자주 사용하는 App을 추천한다. 다만 모든 App이 처음이라면, 일정 관리와 더불어 해야할 일(To do list)도 관리할 수 있는 기능을 추천한다. 이를 테면 구글 캘린더(Calender)와 구글 킵(Keep)을 함께 활용하는 것도 가능하며 iOS 이용자의 경우 플랜비(PlanBe)로 한 번에 관리할 수 있다.
[그림4] 해야할 일(To do list) 예시-매뉴얼을 위해 급히 작성한 것으로 일정은 다소 맞지 않을 수 있다.
l 섭외
강사, 발제자, 사회자, 토론 패널 등 외부 인사를 섭외할 때 가장 먼저는 전화나 문자로 연락하기를 권한다. 이메일을 미리 알고 있더라도 전화로 본인을 소개하고 메일로 행사 내용을 보내도 괜찮은지 문의하는 게 좋다. 구두로 문의했는데 당일 참석이 어려울 수도 있고, 이메일을 보냈지만 상대방이 늦게 확인하는 경우를 예방할 수 있기 때문이다. 만약 이메일을 보내도 괜찮다고 답변이 오면 간략한 행사 개요와 앞 단계에서 작성한 기획서를 함께 첨부하여 보낸다.
행사 개요는 행사 이름, 진행 일시, 장소, 참여 대상, 규모, 참여 시간, 금액 등이 있다. 이어 기획서 첨부와 함께 섭외 이유와 행사에서 해당 인사에게 어떤 점을 원하는지 자세히 이야기해주면 오는 사람도 좀 더 기획자의 의도를 반영하여 준비할 수 있다. 더불어 언제까지 회신하면 되는지, 궁금한 경우 어디에 물어보면 되는지 알려주고 감사 인사와 함께 이메일을 보내면 된다. 이후 참여 가능하다는 회신이 돌아오면 양해를 구하여 가능한 하루 전날 발표 자료를 받아놓는 게 좋다. 당일 자료를 기기에 미리 설치하는 시간이 별도로 없어 진행하는 중간에 흐름이 끊기는 경우를 미연에 방지하고 인터넷 사용이 어려운 경우를 대비해 USB에 담아올 수 있기 때문이다. 다만 자료는 반드시 외부 유출이 되지 않도록 꼼꼼하게 행사가 끝난 뒤에도 삭제했는지 확인해야 하며, 섭외한 이에게도 명확하게 말하여 걱정하지 않도록 해야 한다. 그럼에도 여러 사정으로 미리 자료를 받기 어렵다면 해당 인사에게 양해를 구하고, 웹하드 이용보다는 USB에 담아올 수 있도록 안내하는 게 좋다.
l 디자인/홍보
해당 파트는 섭외 이후 시시때때로 진행되는 업무로 다른 업무와 차이점이 있어 별도로 구분하여 작성하였다. 관련 내용은 3) 디자인/홍보(Public Relation)을 참고하기 바란다.
l 참가자 모집/관리
해당 파트 또한 홍보로 분류하여 작성하였다. 관련 내용은 3) 디자인/홍보(Public Relation)을 참고하기 바란다.
l 행사 큐시트(Que sheet) 작성
큐시트(Que Sheet)는 일반적으로 공연이나 행사를 진행할 때 진행 순서, 역할 등 세부 사항을 적은 문서를 말한다. 대본에 따라 연극이 진행되고, 시나리오에 따라 영화가 진행되는 것처럼 행사를 매끄럽게 진행하려면 큐시트가 필요하다. 사전에 행사 스태프에게 큐시트를 전달하여 역할이나 진행 순서를 인지시키는 것도 좋다. 당일 변수가 발생하더라도 큐시트를 기본으로 대처할 수 있고, 현장 스태프가 어떤 이에게 확인하면 되는지를 함께 정리할 수 있기 때문이다. 큐시트는 시간, 프로그램 내용 외에도 사전에 준비해야 할 것, 현장 스태프가 해야할 일을 담고 있으면 좋다. 행사를 같이 준비한 팀원이라도 기획자 본인보다 잘 아는 사람은 없다. 그러므로 당일 스태프로 지원한 사람도 본인 일은 명확히 알 수 있도록 큐시트를 작성해야 한다.
아래 그림과 같이 행사 큐시트는 한 눈에 전체 흐름을 이해할 수 있도록 표로 작성하고, 가능하면 당일 사전 준비부터 행사 마무리까지 포함한다. 그래야 이후에도 장소를 대관할 때 행사 준비와 정리 시간까지 참고하여 진행할 수 있다. 또한 행사를 준비하다 보면 프로그램 진행 시간이나 쉬는 시간만 계산할 수 있는데 고정적으로 들어가는 활동-접수, 인사말, 단체사진 촬영-으로 예상보다 많은 시간이 소요되므로 기획자도, 스태프도 헷갈리지 않게 작성하는 것이 좋다.
[그림5] 더 자세하고 다양한 양식을 얻고 싶다면 검색을 추천한다.
l 다과&식사 준비
‘먹을 거리’는 행사의 꽃이다. 유능한 인사를 초청하거나 의미 있는 프로그램을 기획하는 것도 중요하지만 그게 기획의 전부는 아니다. 손님이 왔을 때 집주인이 가장 먼저 ‘먹을 거리’를 신경 써 준비하는 것처럼 다과와 식사가 어떠냐에 따라 행사의 첫 인상에 많은 영향을 미치기 때문이다. 행사에 온 사람은 의외로 섬세한 것에 감동 받고, 깊은 인상을 받는다. 나를 기꺼이 대접한다, 행사에 많은 신경을 썼다고 상대방이 느끼게 하려면 먹는 것만큼 즉각적인 게 없다. 물론 양질의 음식을 제공하려면 예산이 충분해야 한다. 다만 적은 예산으로도 예쁘게 음식상을 준비하는 방법이 있다. 먼저 다과는 포장지 그대로 세팅(Setting-배치, 일할 때 자주 듣는 말이라 살려두었다) 하는 것보다 접시나 쟁반에 올려서 제공하는 게 좋다. 참석자가 10인 미만으로 소규모라면 1인용으로 접시에 담아 제공할 수 있고, 집어먹을 수 있도록 쿠키나 머핀 등 베이커리(Bakery) 종류로 제공할 수 있다. 10인 이상이나 50인 미만이라면 쟁반을 적극 활용하여 뷔페(Buffet)식으로 참여자가 원하는 만큼 접시에 담아 먹을 수 있게 세팅하는 것도 좋은 방법이다.
[그림6] 예쁜 쟁반을 사고 싶다면 구O에 ‘다과 트레이’ 검색을 추천한다. 다과 쟁반이라고 검색하면 당신이 생각하는 것과 다른 이미지가 나온다. ‘우드 트레이’라고 검색해도 찾을 수 있다. 왜 이런 것까지 이야기 하나 싶지만, 의외로 꿀팁이다.
50인 이상 규모라면 예산이 가능한 한 케이터링(Catering-출장음식, 이 또한 많이 쓰는 단어라 그대로 사용하였다)을 하는 게 덜 힘들다. 세팅부터 수거까지 담당하기 때문에 다과에 큰 신경을 쓰지 않아도 된다.
식사 또한 50인 이상 규모라면 예산이 가능한 한 뷔페식 케이터링을 추천하며, 50인 미만 소규모 행사라면 도시락을 준비하는 것도 나쁘지 않다. 도시락은 식지 않게 행사 1시간에 맞춰 도착할 수 있도록 주문하고, 쉬는 시간에 도시락 수거를 요청하면 된다.
l 물품 구입
행사에 필요하다고 생각한 물품은 늦어도 3~4일 전에 구입하고 빠트리지 않도록 목록을 작성하여 현장 스태프 1명이 관리한다.
3) 디자인&홍보(Public Relation)
본 파트는 직접 홍보물을 디자인하지 않는다는 전제 아래에 작성되었다. 만약 직접 디자인까지 맡아서 해야 한다면 디자인 관련 자료를 참고하는 게 빠르다.
l 디자인 의뢰
먼저 디자이너에게 행사 홍보물을 의뢰할 때 디자이너와 행사 기획자는 다르다는 점을 되새김질하고 들어가야 한다. 이 점을 강조하는 이유는, 의뢰하는 과정에서 서로 생각하는 바와 사용 언어가 다름을 모르고 오해하는 경우가 있기 때문이다. 행사 기획자는 홍보물에서 행사 정보가 얼마큼 잘 보이는가, 정확하게 문구가 들어갔는가, 로고는 틀리지 않았는지를 확인하겠지만 디자이너는 색 조합, 배열, 일러스트, 레터링 등 전체적인 디자인에 집중해서 일한다. 그런 배경을 모르고 처음 디자인을 의뢰하여 시안을 받으면 생각보다 실망하는 기획자가 종종 있다. 그리고 하게 되는 치명적인 실수. “글씨 크기 좀 키워주세요.”
글씨 크기든 로고 위치든 디자이너는 전체 구조를 보고 디자인 한다. 어떻게 하면 인쇄할 때 가장 잘 보일지도 디자이너가 알지, 행사 기획자는 모른다. 때문에 오타나 연락처, 로고 오류 등 치명적인 게 아니라면 시안 수정은 세심하게 부탁하는 게 좋다. 디자인 비용을 주는데 그것도 편히 말 못 하냐고 생각하는 기획자가 있다면 역지사지 상상을 추천한다. 상사가 행사 기획의 행도 모르면서 참견은 많이 하는 경우를 생각하면 상대방의 입장을 훨씬 더 잘 이해할 수 있다. 수정이 필요하다면 이유를 설명하고 가능한 한 명확하게 전달하는 편이 좋다. 모호하게 ‘글씨를 크게 해달라’는 요청 대신 ‘사람들이 그림보다 글씨에 집중할 수 있도록 지금 시안보다 크게 강조하면 좋겠다’는 요청을 했을 때 디자이너는 어떻게 수정해야 글씨에 좀 더 집중이 갈지 고민할 수 있다.
하지만 이보다 더 중요한 건 수정 작업이 최소화될 수 있도록 의뢰할 때부터 내용을 자세하고 명확하게 전달하는 일이다. 만약 원하는 아이덴티티가 있다면, 사전에 디자이너와 미팅을 하는 것도 좋다. 홍보물 디자인 이외에 BI(Bland identity) 디자인 작업이 들어간다면 행사 기획자의 의도나 보여주고 싶은 이미지 등이 매우 중요하기 때문이다. 디자인에 들어가기 전, 디자이너와 미팅하면서 행사의 취지나 의도를 전달하고 어떤 아이덴티티를 그리고 싶은지 레퍼런스 중심으로 공유한다. 레퍼런스는 Pinterest나 Pixabay처럼 홍보물과 그림이 많은 사이트를 참고하면 유용한 걸 얻을 수 있다. 이처럼 미팅을 하면서 기획자도, 디자이너도 감을 잡을 수 있는 시간이 있으면 좀 더 서로 만족하는 협업이 될 수 있다. 바로 홍보물 작업을 의뢰하고 싶다면, 넣고 싶은 CI(로고) 파일과 문구를 명확하게 전달하고 원하는 크기를 알려주어야 한다. 홍보물에 들어가는 문구는 기본적으로 행사 이름, 행사 일시와 장소, 행사 의도와 목적, 진행 시간표(프로그램 내용 포함), 참가 대상, 모집 기간, 문의 연락처 등을 포함한다. 유/무료 여부에 따라 입장료가 들어갈 수 있고, 장소에 따라 주차 가능 여부나 오시는 길을 추가한다. 이외에도 홍보물 종류에 따라 들어가는 내용이 덜해지거나 더해질 수 있다.
또한, 인쇄 여부와 업로드/배송 등 소요되는 작업 일정은 모두 고려하여 의뢰하는 것이 좋다. 간혹 인쇄/배송 일정을 생각하지 못하고 늦게 디자인을 의뢰해서 1~2일 만에 포스터를 디자인을 해달라는 요청을 예방하기 위함이다. 뿐만 아니라 기껏 시일에 맞춰 디자인과 인쇄, 배송작업까지 마쳤는데 행사 당일에 현수막 게시를 엉망으로 하는 사례도 있다. 홍보물 게시는 벽에 피스를 박아 부착하는 방법, 글루건으로 부착하는 방법, 줄을 걸어 게시하는 방법 등 여러 가지가 있는데 어떻게 게시하느냐 따라 디자인이 조금 달라질 수 있다. 특히 줄을 걸어 게시하는 경우 아일렛 작업이 꼭 필요하다. 이처럼 의뢰할 때 세부적인 사항까지도 미리 말해야 디자인과 인쇄 과정에서 큰 문제 없이 넘어갈 수 있다.
[그림7] 디자인부터 배송까지 최소 14일(주말 포함)이 소요되므로 미리 계산하여 의뢰한다. 만약 기간 내 배송이 어렵다면 직접 수령 또는 퀵서비스를 이용한다.
l 홍보물 종류
의뢰할 수 있는 행사 홍보물은 크게 온라인, 오프라인으로 나뉜다. 온라인은 홈페이지, 블로그, 페OOO 등 웹 홍보가 필요하거나 참여자를 미리 모집해야 할 때 활용 가능하다. 종류로는 웹포스터, 웹배너 등이 있고 참가신청서 링크 주소를 홍보물에 삽입하려면 의뢰할 때 같이 보낸다. 오프라인은 행사 전 알리는 용도와 행사 당일 사용하는 용도가 있다. 행사 전 알리는 홍보물은 포스터, 현수막 등이 있고 당일 사용하는 홍보물은 포스터, 스티커, 명찰, 현수막, 배너, 행사 시간표, PPT 슬라이드 등이 있다.
[그림8] 기본적으로 사용하는 홍보물 종류로 행사에 따라 달라질 수 있다.
l 홍보/참가자 모집
(웹)홍보물 시안을 받았다면 이제는 효과적으로 행사를 알리고, 참가자를 모집해야 한다. 직접 홍보한다면 사람들의 이목을 끌 수 있게 SNS 이벤트를 기획해도 좋고, 예산이 있다면 바이럴마케팅 등 홍보 대행사에 의뢰하는 것도 가능하다. 기존에 이용하는 홍보 채널(홈페이지, SNS, 블로그 등)이 있다면 기본적으로 (웹)포스터를 올리고 포스터에 게재된 참가신청서를 통해 참가자를 모집할 수 있다. 참가신청은 Google폼, ntive 등이 있으며 Google폼은 무료라는 장점이 있는 반면 실시간으로 신청 현황을 확인해야 한다. 그러므로 입장료를 받는 행사라면 이름 이외에도 연락 가능한 전화번호, 이메일, 입금자명, 입금 일정, 입금액 등을 추가로 받는 게 좋다. 참석자 정보는 구글 스프레드시트나 MS 엑셀을 활용하여 관리하면 편하다. 예산이 충분히 있다면 중간에서 참가자 신청과 입금을 관리하는 서비스를 이용해도 좋다. 실시간으로 확인하지 않아도 되며, 이후에 입장료를 받는 일도 편하다. 대신 유료이며 서비스 업체에 따라 행사 종류 이후에 입금액을 이체해주는 단점이 있다.
강연이나 대담회처럼 프로그램 중간에 참여자의 Q&A 시간을 별도로 마련했다면 현장에서 질문을 받는 것도 좋지만 참가신청서를 받을 때 함께 받는 것도 좋다. 이후 섭외한 인사에게 질문들을 모아 미리 공유할 수 있고, 어떤 기대로 사람들이 참여하는지 반응을 미리 알 수 있기 때문이다. 참가신청은 행사 특성에 따라 별도로 신청 기간을 두는 것이 좋고, 유료라면 환불 규정 등을 미리 안내하여 신중하게 신청할 수 있도록 한다. 신청 기간이 끝나고 최종 참가자 명단이 나왔다면 마지막으로 문자를 발송하여 행사 일시와 장소를 보내고 만약을 위해 주차 정보를 안내하면 이 파트의 업무는 끝난다.
2. 진행하기(Before, ing, After)
1) 행사 전(Before)
l 행사장 세팅(Setting)
행사 전에 점검해야 할 준비물은 총 세 가지로 홍보물/기기/접수대/다과다. 먼저 무대와 참석자가 앉을 자리에 이상 없는지 확인하고 현수막 등 행사장에 필요한 홍보물을 설치한다. 동시에 기기를 사용하는 행사라면 빔 프로젝트, 컴퓨터, 음향기기, 마이크 등을 점검해야 한다. 만약 인터넷이나 동영상을 재생해야 한다면 만일을 대비하여 리허설을 하는 것도 좋다. 강연이나 토론회처럼 스크린에 띄워 둘 자료가 있다면 미리 USB에 담아둔다. 행사 당일은 인터넷이 되지 않더라도 사용할 수 있도록 하는 게 매우 중요하다. 또한 사용한 글꼴이 당일에 없거나 사진이 깨지는 경우가 발생할 수 있으므로 예비용 파일(PDF)을 같이 준비한다. 접수대는 신청자 명단, 참석자 명찰, 볼펜을 준비한다. 참석자에게 나눠 줄 자료(진행 시간표 등), 굿즈(기념품)이 있다면 미리 챙기고 있다가 접수할 때 함께 나눠준다. 다과는 케이터링을 하는 경우 신경 쓸 필요가 없지만 만약 현장 스태프들이 직접 준비해야 한다면 1~2명에게 도맡아 업무를 주는 게 편하다. 또한 접수대 테이블과 헷갈리지 않게 접수대는 입구 쪽에, 다과 테이블은 행사장 안에 마련한다. 가능하면 정수기와 가까운 곳으로 위치를 선정한다. 사람들이 편안하게 다과를 먹으면서 물도 마실 수 있게 하기 위함이다. 너무 사소하지만, 쓰레기통을 설치하는 것도 매우 중요하다.
l 준비물 최종 확인
미리 작성한 준비물 목록과 비교하여 물품이 모두 있는지 확인한다. 행사장 세팅과 달리 준비물 확인은 1명이 도맡아 진행하는 것이 헷갈리지 않는다. 없으면 좋겠지만 빠트린 물품이 있다면 주변에 가장 빨리 구입할 수 있는 방법을 찾거나 사무실에 가서 가능한 한 빨리 가져올 수 있도록 현장 스태프에게 맡긴다.
l 슬라이드/BGM
행사장 세팅부터 준비물 최종 확인까지 끝났다면 빔 프로젝터와 연결된 노트북에 슬라이드를 띄워놓고 BGM(배경음악)을 틀어놓는다. 행사 30분 전에 참석자가 도착해도 지루해하지 않고 행사 시작까지 보낼 수 있도록 하는 게 좋다. 페OO북라이브나 현장 스케치를 생각하고 있다면 이 때 미리 사진을 촬영하여 분위기를 남겨둔다. 참석하지 않은 사람에게도 현장의 분위기를 전하고 싶을 때 쉽게 사용 가능한 방법이다.
2) 행사 중(ing)
l 프로그램 진행
기획자는 행사가 진행되는 동안 큐시트를 토대로 현장 흐름을 파악하되, 시간이 지연되는 등 돌발적인 상황에 실시간으로 응대한다. 특히 당일은 외부 인사, 관객, 현장 스태프 모두 당신에게 물어볼 가능성이 크다. 쏟아지는 질문들에 당황하지 않고 잘 대처하는 게 무엇보다 중요하다. 하지만 이 부분은 매뉴얼이 없다. 그냥 현장 경험과 감각을 익히는 수밖에 없다. 다만 심각한 문제가 터졌다면-그런 일은 없기를 바라지만- 혼자 결정하기보다 같은 팀원이나 상사에게 의논하는 게 좋다. 물론 어디까지나 중심은 행사 기획자다. 기획자 본인이 갈팡질팡하면 스태프도 외부 인사도, 참석자도 당황하게 된다. 그러지 않도록 본인의 정신과 체력을 잘 잡고 있어야 한다.
l 행사 스케치
행사 스케치는 이후에 행사가 어떻게 진행되었는지 기록하고, 가능하면 홍보용으로 콘텐츠를 제작하여 배포하기 위한 작업이다. 행사를 스케치하는 방법은 사진/영상 촬영, 프로그램 내용 기록, 참여자 인터뷰 등이 있다. 가능하면 현장 스태프 2~3명이 도맡아 하는 게 좋다. 사진 촬영하는 사람 1명, 속기하는 사람 1명, SNS 업로드나 라이브를 하는 사람 1명 정도면 적당하다. 행사 유형에 따라 적절하게 배치하면 된다. 다만 사진 촬영이나 라이브는 무대 말고도 참석자의 얼굴이 나오므로 주의해야 한다. 가능하면 행사장 전반으로 나올 수 있게 촬영하되, 어렵다면 촬영Zone과 촬영하지않는Zone을 나눠 참석자가 선택할 수 있도록 안내하는 것도 좋은 방법이다. 또는 예산이 가능하다면 ‘촬영 금지’ 스티커를 제작하여 접수할 때 참석자에게 나눠주고, 촬영을 원하지 않는 사람들은 옷에 부착할 수 있도록 한다. 그러면 촬영하는 사람도, 참석하는 사람도 좀 더 편안한 분위기에서 함께 할 수 있다. 기록은 연사가 하는 말이나 참석자가 하는 말 중심으로 남겨둔다. 행사에서 어떤 내용이 나왔는지, 참석자가 어떤 반응을 보였는지 등 행사가 끝나고 후기를 작성할 때 좋은 참고자료가 되기 때문이다. 더불어 행사에 참석하지 않은 사람도 전체 분위기를 볼 수 있다. 다음에 비슷한 행사가 진행되면 참여하고 싶은 느낌도 줄 수 있다. 이처럼 행사 스케치는 끝나고 한번 더 홍보할 수 있는 기회를 준다. 참여자 인터뷰는 직접 인터뷰 하는 방법도 있지만 원고료를 주고 섭외하여 행사 후기를 요청하는 방법도 있다. 또는 현장에서 설문조사로 후기를 받을 수도 있다. 행사 진행만큼이나 중요한 건 행사 내용을 기록해두는 일이고, 참여자의 반응을 참고하여 다음에 더 매력 있는 행사를 기획하는 일이다. 그런 점에서 참여자 인터뷰나 후기는 행사를 평가하고 다음 기획에 반영하기에 좋은 방법이다.
l 행사장 정리(After)
행사장 준비만큼 정리까지 깔끔해야 다음에도 같은 장소를 쉽게 대관할 수 있다. 특히 쓰레기나 행사 물품 정리를 제대로 못해서 안 좋은 인상을 남기는 경우를 종종 보았다. 가장 좋은 경우는 행사 이전과 똑같이 원상복구 시키는 방법이다. 미리 행사 전 사진을 촬영해서 정리할 때 확인하는 것도 좋다.
3. 행사 마무리
1) 정산
드디어 행사가 끝났다. 준비 과정은 길고 힘들지만, 마무리는 깔끔하다. 가장 먼저 정산을 해야 한다. 유료 행사라면 수입과 지출을 함께 계산해야 하고, 무료 행사라면 지출만 정확하게 계산한다. 만약 행사에 외부 인사를 섭외했다면 섭외비는 늦어도 일주일 안에 입금한다. 내부 결재 등으로 시일이 늦어질 때는 꼭 사전에 양해를 구해야 낯뜨거운 상황을 피할 수 있다. 섭외비 입금을 위해 증빙 자료를 받아야 한다면 꼭 행사 전과 행사 당일에 모두 받아야 한다. 행사가 끝나고 요구하는 경우도 있지만 그러면 입금이 늦어지므로 양해를 구해야 한다. 정산용 툴은 MS 엑셀이 가장 좋다. 정산이 끝났다면 예산안과 비교하여 예상보다 많이 지출된 항목이나 단가 등을 확인하여 다음 행사 기획에 참고한다.
2) 콘텐츠 제작/발신
행사가 끝난 후 발신할 수 있는 콘텐츠 유형은 보통 현장 후기다. 후기는 되도록 일주일 안에 발신하는 게 좋으며, 내용이 명확하게 전달되도록 짧고 굵은 게 좋다. 행사에 대한 객관적인 정보(일시, 장소, 프로그램 내용, 규모 등)가 들어가야 하며 여건이 된다면 참여자의 후기 등을 넣어 당시 느낌이나 반응도 함께 전달한다.
이외에도 간담회, 토론회, 강연, 세미나 등 행사 유형에 따라 자료집을 제작하여 유/무료 배포하는 경우도 있다.
3) 자료 정리
정산과 콘텐츠 제작/발신 작업까지 모두 끝났다면 이제는 행사 전반에 대한 자료를 정리한다. 기획서부터 콘텐츠 파일까지 업무 자료를 기록하고 보관한다. 이후에도 써먹을 당신의 자산이 되도록.
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