[행사기획] 300명 규모 행사 기획하기
부제: 야근 없이 한 달 안에 박람회 오픈하기
이 매뉴얼은 100명이 넘는 행사를 처음 진행하는 기획자를 위해 쓰여졌다. 규모가 작은 행사에서는 미처 고려하지 못했던 부분, 그냥 넘겼던 부분까지 상세히 적어보려 한다. ‘이런 것까지 생각해야 해?’ 싶은 부분까지 적을 예정이라 아주 긴 이야기가 될 예정이다. 기획 초반부터 행사 종료까지 실무에서 경험했던 이야기가 중심이 되기 때문에 이 글을 읽는 기획자의 상황에 맞게 참고하면 좋을 것 같다. 특히 내가 놓쳐서 아쉬웠던 부분까지 담겨져 있다. 나는 생리대, 탐폰, 월경컵 등의 월경용품을 판매하는 온라인 셀렉트샵 이지앤모어에서 일하고 있다. 우리는 월경용품을 판매하고, 월경과 여성 건강에 대한 이야기를 내보내는 미디어의 역할을 하고 있다. 기억도 나지 않는 4월 아침 티 타임, 다가오는 세계 월경의 날에 우린 무엇을 할 수 있을까를 주제로 가벼운 이야기를 나눴다. 매년 5월 28일은 세계 월경의 날로, 월경을 다루는 우리에겐 기념적인 날이었기 때문이다. 원래 아이디어는 밥상에서 나온다고 했던가? 빵과 커피를 마시며 주섬주섬 흘러나온 이야기는 월경과 관련된 행사를 여는 것으로 이어졌다. 역시 행사의 물꼬는 불시에 터지는 것 같다.
<월경 박람회>는 크게 다음과 같은 프로세스로 진행되었다.
1. 티 타임에서 나온 행사 아이디어 정리 2. 아이디어를 토대로 기획안 작성 3. 세부 기획 회의 및 최종 기획안 작성 4. 파트너사(협력업체) 미팅 5. 행사명 / 일시 / 장소 최종 확정 6. 세부 PM 및 역할 분배 7. 각 파트별 각개전투 8. 행사 D-1 9. 행사 D-DAY 10. 행사 끝, 행사 보내주기 |
1. 티 타임에서 나온 행사 아이디어 정리
구성원들이 툭툭 던진 이야기의 키워드를 정리한다. 우리의 키워드는 월경, 여성, 세계 월경의 날, 행사, 기부 등이 있었다.
2. 아이디어를 토대로 기획안 작성
기획안을 작성할 때 가장 중요한 것은 이 행사를 왜 하는지에 대한 Why를 다듬는 것과 기획안과 계획안을 구분하는 것이라고 생각한다. 다시 처음으로 돌아가 우리는 이 행사를 왜 해야하는지에 대해 생각해본다. 기획 의도가 뾰족하지 않다면 행사를 준비하는 중간에 방향이 흔들릴 수 있기 때문이다. <월경 박람회>의 기획의도와 큰 줄기는 다음과 같았다.
Why 우리(여성들)의 삶엔 좀 더 나은 월경 정보가 필요해. 더 많은 월경 정보가 제공된다면, 우리에게 월경은 더 이상 버텨야 하는 날이 아닌 평소 같은 일상이 될 거야. What 여성들에게 더 많은 월경 정보를 알게 하기 위해서 월경용품부터 월경과 관련된 모든 정보가 있는 행사를 여는 것이 필요할 것 같아. How 축제도, 콘서트도 아닌 박람회를 열자. 온라인에서만 봤던 월경용품을 직접 만져보고, 월경과 여성 건강에 대한 이야기를 전문가에게 듣는 거야. If 이 행사에 온다면 멀게만 느껴졌던 월경과 관련된 정보를 알게 되고, 무작정 버티고 숨겨야 했던 월경에 대한 정의를 다시 내릴 수 있을 거야. 그럼 우리는 더 나은 월경 라이프를 보낼 수 있어! |
이 기획안은 초벌구이의 개념이므로 계획안처럼 완벽할 필요는 없다. 큰 줄기만 정리해서 팀원들에게 공유한다. 회의를 하다 보면 추가되거나 수정되는 것이 있기 때문이다. 기획안에는 다음과 같은 내용이 들어간다.
l 기획의도 l 진행 컨셉 l 목표 타겟 l 행사 일정 l 진행 프로그램 (대략적인 타임테이블) l 홍보 방안 l 예산 l 기대효과
3. 세부 기획 회의 및 최종 기획안 작성
초벌된 기획안을 통해 팀원들과 회의를 한다. 진행 프로그램에 대한 아이디어가 덧붙여지고, 전체적인 확정을 짓는 시기다. 모든 업무는 유기적으로 연결되어 있기 때문에 준비가 깔끔하게 떨어지지 않는다고 스스로 자책하거나 조바심 낼 필요가 없다. 기획이란 것이 원래 그렇지만 특히 행사 기획은 얼기설기 각 파트가 연결되어 있기 때문에 행사가 종료되기 전까지 깔끔하게 끝나는 파트가 없는 것 같다. 이 과정을 이해하면 준비하는 시간이 좀 더 즐거울 거라 생각한다.
l 행사 일정
우리는 행사일이 고정되어 있었다. 세계 월경의 날이 5월 28일이었기 때문이다. 그런데 5월 28일은 월요일이었기 때문에 더 많은 관람객이 올 수 있도록 이틀 당긴 5월 26일 토요일에 진행하기로 했다. 일요일에는 주일, 휴일 개념이 강하기 때문에 일반적인 행사는 토요일에 진행하는 것이 좋고, 시간대는 오후 12시에서 7시 사이로 준비하는 것이 좋다. 주말에 시간을 내어 행사에 참여하는 것이기 때문에 최대한 타겟 고객(관람객)의 스케줄에서 불편함이 없는 시간대를 고르는 것이 좋다.
l 진행 프로그램
만약 행사가 티켓을 판매해서 관람객을 모집하는 유료행사라면, 진행 프로그램은 예산과 연결되어 있다. 우리는 모든 월경 정보를 다 모아놓는 박람회의 성격을 띈 행사라 많은 프로그램이 필요했다. 월경용품을 판매하는 판매존, 여성 건강과 월경에 대한 강연존, 월경컵수다회, 한의사 선생님과 진행하는 상담존, 면생리대 만들기를 하는 체험 존으로 구분했다. 입장권, 강연권, 상담권, 체험권을 나눠서 총 4종의 티켓을 만들었다. 사실 우리는 초기 기획에서 티켓 기획을 실수했다. 티켓 종류가 너무 많아졌기 때문이다.
기획 당시엔 분명 4종의 티켓이었다. 티켓 판매처를 텀블벅으로 선정하고 상세페이지를 만들다 보니 시간대 별 예약 관람객을 구분하기 위한 종류가 엄청 늘었다. (ex. 텀블벅에서 강연권으로 통합해서 판매했더라면 현장에서 관람객이 몇 시 타임의 어떤 프로그램을 예약했는지 알 수 없게 되어버린다. 게다가 강연/상담/체험권의 가격은 모두 동일하다. 그래서 티켓 판매 시에 복잡하지만 강연1, 강연2 등 하나 하나 구분해서 판매를 시작했고 모두에게 불편한 티켓이 되어버렸다.) 여기에 나중에 추가된 청소년 할인 티켓까지! 어떤 플랫폼에서 티켓을 판매할 것인가 까지 고려해서 티켓 권종을 기획해야 한다.
l 기대 효과
우리의 행사는 돈을 벌기 위해 하는 걸까? 브랜드의 인지도를 높이기 위해 하는 걸까? 관람객과의 스킨쉽을 늘리기 위해 하는 걸까? 처음으로 열리는 행사라면 기획자가 생각하는 기대효과가 특히 중요한 것 같다. 이 과정에서 팀원들끼리 ‘이 정도면 우리 성공한 행사라고 부르자’ 하는 기준을 정해놓고 진행하면 좋다. 그래야 행사 종료 후 서로 너무 수고하고 기쁜 마음에 아쉬웠던 부분을 합리화하는 것을 잡아내고, 회고에 도움이 될 수 있기 때문이다.
4. 파트너사(협력업체) 미팅
우리가 잘 하지 못하는 것을 잘 하는 업체와 협업하면 더 좋은 결과를 얻을 수 있다. 미팅을 통해서 함께 할 수 있는 것을 이야기 하고, 역할 분배를 명확하게 하는 것이 좋다. 또한 수익금이 기부되는 형태, 유료 행사의 경우 예산 사용이 사전에 공유되어야 한다. 그렇기 때문에 협업을 하기로 결정 되었으면 구글 시트를 공유해서 예산과 진행 일정 등을 모두 공유하자. 행사 장소의 경우 각 회사가 알고 있는 공간을 공유하고, 우리가 원하는 인원이 들어갈 수 있는 공간을 찾는다. 소셜벤처(스타트업) 행사의 경우 #카우앤독 #헤이그라운드 체인지메이커스 (지하1층) 를 많이 활용한다.
5. 행사명 / 일시 / 장소 최종 확정
파트너사와의 미팅 이후 행사명, 일시, 장소가 최종으로 결정되었다. 우리 행사일의 날씨, 동일한 날에 진행되는 다른 행사를 정리해서 파악한다. 특히 봄, 가을의 경우엔 행사가 정말 많다. <월경 박람회>의 경우 우리 타겟이 갈 법한 비슷한 행사가 같은 날 두 개 정도 열렸다. 이 두 행사는 심지어 무료행사여서 걱정이 되었다. 그리고 SNS에는 실제로 그 두 곳을 포함해 우리 행사까지 총 세 개의 행사를 다녀온 후기부터, 우리 행사는 포기했다는 후기까지 다양했다.
6. 세부 PM 및 역할 분배
모든 것이 결정되었으니 역할을 분배한다. <월경 박람회>를 준비한 기획 인원은 나를 포함해 총 5명. 행사 당일 스텝은 촬영 스텝을 포함해서 약 15명이었다. D-day 전까지 5명의 인원이 행사를 준비했다. 300명 미만의 행사의 경우 기획단은 (행사 경험이 있다면) 최소 3명 ~ 5명이 적당한 것 같다. 많은 인원이 쪼개서 일을 하는 것 보다 소수의 인원이 밀도 있게 일하고 빠르게 공유하는 것이 좋다는 생각이다. (물론 행사 준비 외 다른 업무도 한다는 전제다.)
7. 각 파트별 각개전투
l 참여 제안 및 후원 요청
우리 행사에 판매존이 있었기 때문에 직접 판매존에서 제품을 판매할 업체와 리워드용 물품을 후원해 줄 후원 업체가 필요했다. 제안서는 두 종류, 행사 참여 요청 제안서와 행사 물품 후원 요청서를 만들었다. 기존에 관계가 있던 업체의 경우 유선상으로 행사 안내를 하고, 메일로 제안서를 발송했다. 관계가 없는 업체의 경우 회사 대표 번호로 연락, 담당자 연락처(내선번호, 이메일)를 확인한 후 제안서를 발송하고 회신을 요청했다. 담당자가 일정을 잊을 수 있으므로 요청일 당일 유선으로 연락한다.
행사 참여 요청 제안서 작성
* 행사 일시 등의 정보 및 행사 취지 소개 * 구체적인 참여 요청 내용 * 회사 소개 및 우리가 그동안 해왔던 행사 소개 : 우리가 진행했던 행사를 소개하면서 행사에 대한 매력도를 높이면 좋다. * 담당자 정보 (회신 정보) 및 회신 요청일 기입 |
참여 업체용 행사 가이드 파일 전달
* 행사 일시, 장소 및 준비 시간 기입 * 배치하는 테이블에 맞는 준비물 요청 (테이블 매트, 카드 리더기 여부, 가지고 와야 하는 제품 최소 수량) * 행사 참여비 입금 계좌 및 입금 요청일 기입, 세금계산서 정보 * 인근 주차장 주소 및 담당자 연락처 |
행사가 진행되는 날짜와 장소는 100번 말해도 부족함이 없기 때문에 모든 문서에 기본적으로 넣는 것이 좋다. 행사 일시, 장소와 장소에 오기 위한 인근 지하철역 출구 번호, 주차장 정보 등을 반드시 기입한다. 준비는 행사 시작 최소 1시간 전에 와서 부스 준비를 시작하는 것으로 안내한다. 1시간 전까지 와서 준비를 요청하면 대부분 1시간 30분 전부터 오시기 때문에 담당자는 인사하며 얼굴 도장을 찍는 것이 좋다. 준비로 바쁜 시간에 업체 담당자가 오기 때문에 정신을 바짝 차려야 한다. 또한 카드 리더기가 없는 업체의 경우 사전에 이체 계좌 정보를 적어오는 것으로 안내한다.
행사는 6시간 동안 진행되는데 인기가 너무 많아 물건이 금새 다 팔리거나, 준비해온 수량이 적어 1시간 만에 다 판매되면 그 부스는 어떻게 해야할까? 혹시나 하는 마음에 최소한으로 가져와야 하는 제품 수량을 적어주는 것이 좋다. 최소 50개로 안내를 드리면 꼭 50개만 가져와야 하는 것인지, 50개보다 많으면 어떻게 하는지 다시 문의를 주시기 때문에 꼼꼼하게 잘 설명하는 것이 좋다. (행사 경험이 많은 업체라면 잘 준비해 주시겠지만 행사 참여가 처음인 업체가 있어 구체적으로 안내를 드렸다.) 그럼에도 불구하고 행사 중간에 제품이 완판된 업체가 있어 자리가 비었고, 이는 나중에 나올 클레임과 연결되었다.
참여업체 담당자 리스트 및 비상연락망 제작
참여로 회신했다면 업체 담당자 성함 / 번호 / 행사 당일 동행인 수를 정리한 구글 시트를 작성한다. 제일 좋은 방법은 담당자 번호를 휴대폰에 저장해 놓는 것이다. 행사 당일 전화가 많이 오는데, 미리 저장되어 있으면 편리하다.
행사 물품 후원 요청서 작성
* 행사 및 회사 소개 * 후원 요청 물품명 및 수량, 어디에 활용되는지 소개 * 후원 내용을 홍보하기 위한 회사/제품 로고, 이미지 컷 요청 * 후원 물품을 보낼 주소, 담당자 연락처, 물품 도착 희망일 기입 |
행사를 운영하는데 있어 가장 감사한 곳 중 하나는 후원사가 아닐까? 많으면 많을수록 좋은 것이 후원 물품이지만 제공되는 공간과 후원 물품이 겹쳐지지 않게 구성하는 것이 좋다. 가령 <월경 박람회>의 경우 후원 물품 사용처가 세 곳이었다. 1. 입장권 구매 시 기본으로 제공되는 리워드 2. P&T SHOP 체험 부스 체험 시 제공되는 리워드 3. 화장실에 비치되어 누구나 사용해볼 수 있는 생리대. 한 업체에서 생리대를 후원 받았다면 그 생리대는 세 공간 중에 한 곳에서만 활용했다. “<월경 박람회>에서 사용할 생리대 샘플 500개를 요청드립니다.” 가 아닌, “<월경 박람회> 진행 시 화장실에 비치하여 관람객이 직접 사용해볼 수 있는 용도로 생리대 샘플 500개를 요청드립니다.” 는 다르니까. 구체적인 사용처를 제시하면 기대효과도 명확하게 전달할 수 있고, 행사 후 업체에 반응을 공유할 때도 담당자 기억에 명확하게 남아서 좋다. 또한 후원사의 로고 파일을 받아 사전 홍보에 활용한다. 이렇게 받은 후원 물품은 구글 시트에 정리하여 리스트로 만들어 팀원들과 공유한다.
홍보
티켓 판매처 오픈
* 텀블벅 (https://tumblbug.com/) * 온오프믹스 (https://www.onoffmix.com/) * 와디즈 (https://www.wadiz.kr/) * 회사 홈페이지 * 이벤트 페이지 개설 * 구글 독스 |
티켓을 판매하는 유료 행사를 진행할 경우 활용할 수 있는 사이트는 다음과 같다. 페스티벌, 축제 등의 티켓은 와디즈보다 텀블벅에서 활발하게 업로드 되기 때문에 텀블벅을 선택했다. 관람객이 많은 행사라면 펀딩 사이트보단 기존에 보유하고 있는 회사 홈페이지나 새로 이벤트 페이지를 개설해서 티켓을 판매하는 것도 방법이다. 티켓 판매에 최적화 되어 있진 않았지만 텀블벅을 이용하는 고객이 행사의 주요 타겟 중 하나라고 생각했기 때문에 우린 텀블벅을 선택했다. 각 채널의 장단점을 비교하여 티켓 기획시 함께 참고하면 좋을 것 같다.
내부 홍보
* 홈페이지용 상세 페이지 / 메인 배너 * SNS용 배너, 카드뉴스 * 뉴스레터 이미지 * SMS |
내부적으로 홍보할 수 있는 채널에 배포한다. 크게 1. 기본 행사 소개 및 티켓 안내 2. 최종 라인업 소개 3. 참여 업체 소개 4. 후원 업체 소개 5. 행사 D-7 준비과정 6. 티켓 구매 마감 의 순으로 전 채널에 포스팅을 진행했다. 또한 페이스북에 이벤트를 만들어서 친구에게 초대하는 것도 방법 중 하나다.
외부 홍보
* 온라인 카페 등 각종 커뮤니티 * 언론보도 * 오프라인 포스터 부착 |
*포스터는 1. 코워킹 공간 2. 협력업체 3. 대학교 4. 책방 순으로 리스트업 하여 부착했다. 품이 많이 드는 일이므로 주변 인맥을 활용해서 홍보한다. 우리 행사와 관련성이 높은 페이스북 페이지/그룹을 활용하는 것도 좋다. 인플루언서도 빠질 수 없는데, 영향력이 있는 인플루언서 리스트를 뽑아서 홍보 요청을 드린다. 한 명이라도 될 때까지 하는 것이 중요한 것 같다. 이 리스트는 팀원들 간 중복되지 않게 구글 시트에 정리해서 요청 리스트 / 컨택여부 / 업로드 여부로 정리해 공유한다.
참여 업체 홍보
* 참여 업체 홍보 카드뉴스 * 후원 업체 소개 카드뉴스 |
행사에 참여하는 참여 업체와 후원 업체를 카드뉴스로 만든다. 업로드 후 해당 업체에 전달, 함께 홍보를 요청한다. 홍보할 때 로고 파일이나 브랜드 문구가 필요하기 때문에 제안/후원 확정 후, 가이드 파일에 해당 내용을 이 때 함께 받는 것이 좋다.
티켓 이벤트
서버가 폭발할 정도로 우리 행사에 관심을 가져주면 좋겠지만 그렇지 않은 경우가 많다. 협력업체와 각각 이벤트로 활용할 티켓을 나눠 공유 이벤트를 한다.
디자인
홍보용 (온라인) 디자인
가장 먼저 포스터 디자인을 만든다. 포스터 디자인을 활용해서 카드뉴스 디자인, 상세페이지 디자인 이 나오게 된다.
홍보용 (인쇄물) 디자인
상세페이지 디자인
: 행사를 소개하는 상세페이지는 꼼꼼해야 한다. 1. 행사 소개 2. 프로그램 소개 3. 프로그램 상세 안내(강연이라면 강연자 프로필 등) 4. 리워드 소개 5. 티켓 안내 6. 자주 묻는 질문 정리 7. 담당자 연락처 가 포함되어 있어야 한다. https://tumblbug.com/2828 (월경 박람회 상세페이지를 참고하면 좋을 것 같다.)
제작
행사용 물품 제작
* 외벽 현수막 및 포토존 제작 * 홍보용 포스터, 행사장 배치도 제작 * 입장권 교환 부스, 진행 프로그램 소개 안내 포스터 제작 * 입장권 목걸이 제작 * 무료 커피음료 교환권 및 촬영 거부 스티커 제작 * 그 외 팝업 공간 내 디자인 물 제작 |
: 대여 공간 외벽에 현수막을 부착할 수 있는지 사전에 문의하고 현수막 사이즈를 전달받는다. 또한 현수막의 경우 무게가 있기 때문에 대여 공간으로 직접 수령할 수 있는지 확인하면 좋다. 생각보다 행사장에 필요한 인쇄물이 많기 때문에 사전에 행사 공간을 상상해서 꼼꼼히 준비해야 한다. <월경 박람회>의 경우 내부 영상 촬영을 진행했는데, 영상/사진에 나오기를 원치 않는 분을 위한 촬영 거부 스티커도 만들었다. 입장시 함께 안내한다.
리워드로 무료 커피음료 교환권도 제공했는데, 교환권 밑에 번호를 쓸 수 있는 작은 칸을 만들었다. 관람객이 교환권을 들고 카페에서 주문하면 바리스타가 쿠폰 밑에 번호와 메뉴를 적고, 음료를 제공한다. 그리고 그렇게 모인 교환권을 가지고 행사 후 정산에 사용하면 된다. 여기서 내가 실수한 포인트가 하나 있다. 바로 카페의 음료를 다양하게 구성했다는 것이다. 관람객이 한 번에 몰려서 음료를 주문할 것을 미처 생각하지 못했고, 복잡한 음료 덕에 카페는 정신이 없었다. 내 생각보다 아이스 카라멜 마끼아또를 먹는 관람객이 많았던 것이다. 인원이 많은 행사의 경우, 무료로 제공되는 음료가 카페 형식의 주문음료라면 주문의 선택권을 커피 류(아메리카노, 라떼) / 차 류 정도로 구분해서 제공하는 것이 좋다. 아이스 카라멜 마끼아또, 따뜻한 카페모카는 작은 규모의 행사에서 제공하자!
배포용 굿즈 제작
* 굿즈 제작(에코백, 와펜, 박람회 스티커) * 기본 제공 리워드 * 할인쿠폰 제작 |
배포용 굿즈를 포장할 계획이라면, 포장 일정까지 포함한 제작일정을 잡아야 한다. 에코백에 박람회 굿즈 + 기본으로 제공되는 월경용품 리워드 + 할인쿠폰 등을 포장하는데 8시간 * 4일 * 4명 정도 걸렸다. 생각보다 포장은 오랜 시간이 필요하기 때문에 행사 이틀 전에는 모든 포장을 끝내는 것을 추천한다.
에코백의 경우 700개를 제작하는데 시장조사와 샘플체크, 완제품 전달까지 주말 포함 최소 3주의 시간이 필요했다. 와펜의 경우 이 과정이 약 10일 정도 소요되었다. 스티커의 경우 늦어도 주문 이후 3일 안에는 배송이 완료된다. 정리하자면 배포용 굿즈의 경우 행사 기획 시작과 동시에 제작을 맡기는 것이 좋다. 만약 행사일이 얼마 남지 않았는데 관련 굿즈를 만들고 싶다면 스티커 정도가 적당하다.
l 기타 운영
티켓 구매 고객 응대
예상치 못한 변수는 계속 생긴다. 가령 텀블벅의 경우 일부 기업용 카드가 결제되지 않아 단체 티켓 구매의 경우 우리 사이트에서 개인결제창을 열어 결제를 진행했다. 단체 구매, 대리 구매, 할인 구매 등 다양한 경로로 티켓을 구매하기 때문에 행사 관련 FAQ를 정리해놓으면 좋다.
8. 행사 D-1
준비 리스트 작성 및 물품 체크
구글 시트에 행사장에 들고 가야 할 물품 리스트와 수량을 적고, 인쇄해서 하나씩 체크한다. 볼펜, 풀, 가위, 테이프 등은 제자리에 있지 못하고 계속해서 사라지는 물품 중 하나기 때문에 넉넉히 가져가는 것이 좋다.
9. 행사 D-DAY
l 단체사진 촬영
바쁘더라도 행사 종료가 아닌 행사 전에 단체 사진을 찍는 것을 추천 한다. 일단 다들 땀에 찌들지 않은(?) 상태로 기념 사진을 남길 수 있고, 행사가 종료되면 빨리 철수 해야겠다는 생각에 포토존 마저 철수되어 휑한 공간만이 남아있을 수 있다.
l SNS 운영
행사 오픈 전, 행사 중 사진 찍어 SNS 업로드
l 스텝 / 휴게 관리
전체 스텝 큐시트
행사 준비 시간을 포함하여 타임테이블을 한 시간 단위로 쪼갠다. 행에는 스텝 이름, 열에는 시간을 적는다. 전체 스텝이 해당 시간에 어떤 일을 하고 있는지 파악한다. 스텝 별로 쉬는 시간을 배치하고, 행사 종료 1시간 전에는 포스터를 철수하는 스텝을 배치한다. 행사 전 부착한 포스터를 다시 제거하는 것이다.
스텝 가이드
＊ 공통정보 : 행사 운영 시간, 운영 장소, 기본 가이드, 응대사항 소개 ＊ 공간별 스텝 가이드 : 기본 응대 내용과 공간별 특이사항 정리 ＊ 행사 타임 테이블 : 타임테이블에 진행자와 담당자를 소개했다. ＊ 담당자 연락처 : 행사총괄/세팅, 안내부스(티켓), 사진촬영, 청소 인력에 대한 소개 |
규모가 있는 행사로 갈수록 스텝 사전 미팅이 필요하다. 숙지해야 할 내용이 많기 때문이다. <월경 박람회>의 경우 행사 시작 2시간 전에 스텝 미팅을 진행했다. 스텝 가이드는 최대한 꼼꼼하게 작성한다. 공통 정보의 기본 가이드의 경우, 티켓 권종별 차이, 스텝 휴식 공간, 클레임과 긴급상황 발생시 담당자 연락처 등을 표기했다. 기본 응대 사항의 경우 입장권 분실 재 발행이 어려운 것 안내, 와이파이 안내, 남/여 화장실 위치, 금연구역 여부, 주차장 여부, 쓰레기 처리 여부, 구급함 위치 등을 표기한다. 공간별 스텝 가이드에서는 특이사항을 정리한다. 가령 이벤트 부스의 경우 이벤트 참여 방법과 이벤트 경품에 대한 소개까지 적는다. (ex. 포토존 이벤트를 참여하면 OO브랜드 외음부 세정제 증정. 외음부 세정제의 경우 여성 청결제 기능과 동일하며, 질 내부가 아닌 외음부만 세척하는 세척제) 스텝이 모든 정보를 이벤트 참여자에게 안내하는 것은 아니지만 문의가 들어왔을 때 대처할 수 있을 정도로 작성한다.
l 클레임 관리
클레임은 다양하게 들어올 수 있다. 우리 행사의 경우 행사 종료 전인데 행사 부스가 철수하는 느낌이 들어 불쾌했다는 클레임이 들어왔다. 사전에 판매 부스 업체에게 행사 종료 전까지는 자리를 지켜달라는 안내를 하고, 철수는 행사 공식 시간 종료 후 진행한다.
l 기타 운영
행사 공간을 돌아다니며 전체적인 흐름을 파악한다. 화장실에 휴지가 떨어지진 않았는지, 스텝 들이 잘 쉬고 있는지, 강연자 분들은 제 시간에 도착하는지 등이다.
10. 행사 끝, 행사 보내주기
l 철수하기
드디어 행사가 끝났다. 힘차게 박수를 치고 행사장을 청소한다. 청소하는 인력을 따로 배치하지 않았을 경우 스텝들이 직접 청소를 해야한다. 행사의 규모가 더 크다면 별도의 청소 인력을 배치하고, 쓰레기 분리수거함을 구비하는 것이 좋을 것 같다.
l 행사 후 소식 업로드
행사 촬영 기사님께 사진을 전달받아 공식 SNS에 새 소식을 업로드한다. 또한 인스타그램 등 SNS에 올라온 행사 후기를 확인한다.
l 회고하기
좋았던 점, 아쉬웠던 점, 다음엔 더 잘할 수 있는 부분을 회고한다. 기획 당시 설정했던 ‘성공의 기준’으로 우리 행사를 평가해본다. 또한 내부적으로 정리한 파일을 참여 업체 및 물품 후원 업체에게 PPT로 전달하여 행사 내용을 공유하고 파트너십을 유지한다.
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